菏澤在線向上管理的五個(gè)原則

文/joe丨專案管理生活思維

周陸上課有朋友提到，向上管理是壹件很難的事情。剛好最近我在寫這篇，就趕快趁著周日寫完并分享出來。

這里我將提供大家伍個(gè)原則。若你能把這些原則放在心里，應(yīng)該將能大幅提升你與主管的關(guān)系。更好的事情在于，這些原則其實(shí)不難。大部分人不執(zhí)行往往只是因?yàn)樗麄儧]認(rèn)真想過這幾個(gè)要點(diǎn)罷了。所以算是壹個(gè)非常80/20的管理概念╟花些小力氣，卻能得到不錯(cuò)的效用！

原則壹了解老板的目標(biāo)

每個(gè)人都有工作上的目標(biāo)。你有被賦予的目標(biāo)要達(dá)到，但你的主管其實(shí)也有。就算你的主管是公司經(jīng)營(yíng)者，他也會(huì)在意獲利、營(yíng)收、客戶關(guān)系等事項(xiàng)。此外，他也會(huì)被政府法規(guī)、合約、或是股東監(jiān)管等事項(xiàng)壓著走。至于你的主管如果是公司的中高階主管，他則可能在意業(yè)績(jī)、kpi、或是更高層老板的觀感。

所以，我們平常工作時(shí)，不能只埋頭于看著自己被交付的事項(xiàng)。還要跳高壹層，想想這件事情跟你主管的目標(biāo)關(guān)聯(lián)性如何。如果跟他某個(gè)目標(biāo)關(guān)聯(lián)性極高，萬壹你時(shí)間很忙要做工作排序時(shí)，那你馬上就知道哪些工作千萬不能delay，那些則稍微晚個(gè)壹兩天恐怕也沒人會(huì)來罵你。

再來，當(dāng)專案有必須取舍時(shí)，你可以根據(jù)他的目標(biāo)來決定如何取舍。像老板若很在意上市時(shí)間，你就不用笨到去跟他協(xié)商是否專案能延后壹個(gè)月這種事；但若你提議的是加人或是外包，就比較有討論的空間。這可避免激怒老板，甚至讓他覺得你很白目。

所以呢，在面對(duì)壹個(gè)問題時(shí)，你除了考慮自己被指派的目標(biāo)外，還要考慮他要甚么、他會(huì)在意甚么、他會(huì)害怕甚么。你的專案能否達(dá)成對(duì)他有多少影響？如果你的工作成果跟他的目標(biāo)有很直接的連動(dòng)，你就比較能跟他同壹戰(zhàn)線的討論、并較容易得到援助。但如果你的目標(biāo)未必能幫到他時(shí)，你要就是得重新思考與調(diào)整策略，不然就是只能盡量靠自己啦！這也是「利害關(guān)系人」管理中，我們會(huì)時(shí)常強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)！

原則貳了解你老板的溝通模式

每個(gè)人都有自己溝通的習(xí)慣，每個(gè)人也有自己擅長(zhǎng)的資訊取得方式。好的管理者，尤其要向上管理時(shí)，必須要搞清楚你的主管擅長(zhǎng)的「資訊接受方式」。這能讓你提出的東西，更容易的被他理解。他能理解，自然也就容易獲取他的看法與意見，并進(jìn)而得到他的認(rèn)同。

比方說，有人喜歡紙本的方式溝通：報(bào)告、email、或是其他書面資料。有人則喜歡透過耳朵來取得資訊，比方說開會(huì)、面對(duì)面溝通等。這些是我們跟隨壹個(gè)主管時(shí)，要盡快摸索出來的。你用了他不習(xí)慣的方法，有時(shí)候就是讓問題pending在那邊，而遲遲沒有辦法解決。

這其實(shí)是有心理學(xué)上的論證基礎(chǔ)的。因?yàn)槊總€(gè)人性格與成長(zhǎng)環(huán)境不同，所以培養(yǎng)出跟世界接觸的核心技能會(huì)不同。有些人會(huì)偏向仰賴視覺取得資訊并思考(在思考時(shí)把資訊轉(zhuǎn)回成視覺訊息)、有人仰賴聽覺思考、也有人依賴觸覺與感官。

這造成同樣是文字、圖型資訊、話語、或是數(shù)字資訊，每個(gè)人能接受的程度都有落差。你不用那方法溝通，他可能根本聽不懂。

像我自己而言，我對(duì)于文字的接受度高于聽覺，所以我盡量不用電話。以電話討論嚴(yán)肅的議題超過伍分鐘，我其實(shí)會(huì)恍神、也會(huì)不耐。這也造成我壹直以來很少使用電話，每月手機(jī)帳單大概都不會(huì)超過nt$300元(笑)。所以打電話來跟我報(bào)告事情的人，雖然在問題解決上我未必會(huì)刻意不公正，但最少心情上會(huì)稍微扣分。這扣分當(dāng)然很冤枉，因?yàn)閷?duì)方根本沒做錯(cuò)甚么事情。但既然我們是人，就真的很難避免這類人性的偏誤出現(xiàn)在日常生活中。

而我已經(jīng)是很理性的人了，都很難避免這類問題，其他更情緒化的人可能更會(huì)如此。所以，在報(bào)告與討論議題時(shí)，最好優(yōu)先想想對(duì)方偏好的溝通模式。畢竟溝通就是希望長(zhǎng)官能完全接收到我們想發(fā)送的訊息。那最好的方法，就是了解主管的性格，并讓他們「最輕松」的取得我們想報(bào)告的訊息。

原則叁了解老板的作息

另壹個(gè)也跟人性有關(guān)的議題，在于考量你老板因?yàn)樽飨r(shí)間所產(chǎn)生的情緒偏誤。前段提到，凡是人就有喜怒哀樂，也可能因?yàn)榍榫w而做出不理性的決策。既然如此，趨吉避兇的方式，就是盡量避免在壹些「可能會(huì)提高否決率」的時(shí)間找主管談事情甚至提案。

比方說，以我的經(jīng)驗(yàn)顯示，有人在午休后脾氣明顯不太好。那在談壹些會(huì)讓情緒更差的事情時(shí)，我就盡量避開這段時(shí)間。其他如周壹、周伍、下班前、加班時(shí)間段，有些人情緒或體力也會(huì)較差。但反過來，也有些主管喜歡你在特定時(shí)間段跟他討論議題，比方說有些主管偏好半夜大家才透過email溝通(尤其順便cc給大老板)，那最好也加以配合。畢竟，這都是壹種讓事情順利的方法。

另外，我自己在第壹份工作時(shí)就學(xué)到壹個(gè)重要的技巧，就是盡量跟你老板的秘書打好關(guān)系。壹來你可以聽到壹些小道消息，比方說他跟老婆吵架了、小孩生病了、小孩最近要考聯(lián)考。這對(duì)于「趨吉避兇」絕對(duì)是很有益的。貳來，你在進(jìn)入老板房間前，可以多取得壹些資訊。像我第壹份工作的老板，習(xí)慣要大家先繳書面報(bào)告，他覺得有必要才會(huì)招喚你。我在進(jìn)入他的辦公室前，會(huì)先跟他的秘書聊兩句：「老板心情如何？老板對(duì)報(bào)告有說甚么嗎？」雖然大部分時(shí)間秘書可能不知道，但少部分時(shí)間秘書會(huì)聽到壹些老板的自言自語，這時(shí)候就會(huì)很有幫助。就算早兩分鐘知道老板暴怒，也好過當(dāng)場(chǎng)被問得目瞪口呆。

尤其主動(dòng)去找老板談問題時(shí)，如專案狀況、甚至是要求加薪，老板情緒的拿捏就更顯得重要。談重要議題時(shí)，請(qǐng)壹定要找段主管情緒平穩(wěn)、且有充分時(shí)間的時(shí)段。不要他明明馬上趕著要去接小孩了，你卻跑去拉著他談你覺得的組織問題。這樣通常很難得到你要的訴求，反而很可能壹下就被趕出來。

原則肆了解老板的管理風(fēng)格

不同的管理風(fēng)格，會(huì)影響到人對(duì)于資訊接收的態(tài)度與判定結(jié)果。

有些人是細(xì)節(jié)管理，非要常態(tài)性的知道細(xì)節(jié)才行。也有老板是抓大放小的性格，你寫洋洋灑灑的報(bào)告，反而讓他不知道該注意哪里。

重點(diǎn)就是：不要用你的認(rèn)知來決定反應(yīng)事情的「時(shí)機(jī)」、「多寡」、以及「決策權(quán)限」。這部分非常難壹概而論，也很難壹體適用。有人可能覺得既然老板把工作交代給我，那我交期最后壹天報(bào)告就好。中間有甚么問題我悶著頭自己解決就好，畢竟那是我的責(zé)任啊~。

但這對(duì)某些老板而言是大忌。他可能希望你大事小事充分回報(bào)，甚至有些老板還希望你每天下班前要寫日?qǐng)?bào)。這時(shí)候，悶不作聲你覺得叫做有擔(dān)當(dāng)；但他可能覺得是欺瞞。但相反的，也有老板覺得既然交付給你，你就盡量別來煩我；該解決你就自己拿主意就好，別把問題弄來他身上就好。

這種潛規(guī)則通常不可能白紙黑字的寫在哪里。但為了存活，你得想辦法了解，不然就常常會(huì)死得不明不白。老板覺得該讓他知道的你沒說，不需要知道的你講壹堆。那就是所謂力氣用錯(cuò)地方了。

那這該怎么琢磨呢？我會(huì)建議，你到壹個(gè)新地方、面對(duì)壹個(gè)新主管，先走最高規(guī)格。先假設(shè)他甚么都需要掌握，盡量立刻讓他知道所有重要的事情。如果他是「真的」愿意授權(quán)，那幾次之后你會(huì)慢慢知道，那就可以減少或拉長(zhǎng)資訊提供。千萬不要立刻假設(shè)「我有權(quán)限」而覺得事情不用揭露，這常常就是信任喪失的起點(diǎn)了！

原則伍了解你的角色定位

這原則乍看有點(diǎn)玄。但請(qǐng)記得，無論你的職稱是甚么，都不壹定表示你真的在扮演那個(gè)角色。有時(shí)候，任何職位都免不了要做壹些不在jobdescription上的事情。甚至運(yùn)氣不好時(shí)，超過90%的時(shí)間在做著名實(shí)不符的事情都有可能(如我之前寫過壹篇伍種心酸的pm工作)。

雖然這狀況看似奇怪、不太對(duì)勁，但不表示你需要批評(píng)與沖撞。有些人充滿正義感，覺得不對(duì)的事情就想挺身而出加以導(dǎo)正。但我要提醒的是，老板通常不會(huì)喜歡你公開批評(píng)幾樣事情：管理風(fēng)格、決策、組織、還有他所主導(dǎo)的方向等議題。

我還要強(qiáng)調(diào)壹點(diǎn)。雖然大家都看過很多描寫豬頭老板的故事，但放膽批評(píng)之前，別忘了想想，大部分主管之所以能做到壹個(gè)位置，未必是因?yàn)榛视H國(guó)戚或是待得夠久，多少會(huì)有他過人之處。世界上的豬頭其實(shí)沒有真的這么多，在能全盤了解狀況前，最好少開口，多做事。

等換到那位置時(shí)，你搞不好會(huì)發(fā)現(xiàn)環(huán)境逼著你也做著壹樣的事情。換言之，很多時(shí)候其實(shí)你的主管也知道某些事情不太對(duì)、或是不合理，只是他也面對(duì)更高層老板的壓力。這些事情他未必有能力解決，批評(píng)反而只是讓你成為被遣怒的對(duì)象罷了。

喔，那如果工作內(nèi)容真的跟jobdescription差太遠(yuǎn)了，遠(yuǎn)到你完全不能接受時(shí)怎么辦？這種我覺得反而簡(jiǎn)單，就直接換個(gè)你可以接受的地方就好。但請(qǐng)有心理準(zhǔn)備，換去別的地方也未必就沒有這類鳥事，通常只是多與少的問題。

所以若想留不想走，就該好好認(rèn)知角色定位這肆個(gè)字。我的定義是：不管我們的職稱是甚么、jobdescription是甚么，我們其實(shí)真正在老板心里的定位等于「能解決問題的人」。如果我們不能在他的立場(chǎng)上，幫忙他解決問題，那不管你自認(rèn)為有甚么能力，其實(shí)都不算數(shù)、也不重要。能解決他的疑難雜癥，title也好、薪水也好、權(quán)限也好、反而都好商量。這不管大公司、小公司其實(shí)都很類似。所以，要多思考如何讓自己成為解決問題的人，而不要拘泥于自己表面的職稱與職責(zé)。這樣才能開拓出壹條更順暢的職場(chǎng)之路！